ICT業務改善

手作業激減!Excelデータ加工の小ワザ集(1)

拝啓、事務職の皆様。

データ加工、してますか?

毎日の事務処理の中で、Excelデータにちょっとした加工が必要なことって多いと思うんです。別のセルに入力されている苗字と名前を1つのセルにまとめるとか、逆に一つになっている苗字と名前を別セルに分割するとか、ハイフンありの郵便番号からハイフンを除くとか……地味な作業がたくさんあると思います。

一つ一つ手入力……してませんか?折角Excelを使っているのにもったいないですよ!

Excelにはデータ加工を助けてくれる便利な機能が満載されています。簡単な作業だからといって、手作業で加工していては、時間も掛かるしミスも多いし良いことが無いです。まして、何度も発生する作業であれば尚更です。

ここでは、Excelでデータ加工によく使う関数をご紹介しますので、是非日々の業務に活用してみてください。

 

1.文字列結合

別々のセルに入力された値を、1つのセルにまとめる関数です。

「姓」列と「名」列のセルの値を結合させ、「フルネーム」列に表示させてみましょう。使用する関数は、

=CONCATENATE(文字列1,文字列2)

です。

 

下図の「フルネーム」列のセルに、

=CONCATENATE(A2,B2)

と入力し、下の行にもコピーします。

 

すると、このように表示されます。

 

CONCATENATE関数は、指定の文字列を結合する関数です。この例ではA1セルとB1セルの値を結合したわけです。この文字列はセルの値でなくても構いません。固定値を指定することもできますし、いくつでも指定できます。例えば、

=CONCATENATE(A2,” ”,B2)

とすれば、下図のように、姓、名の間にスペースを空けることも出来ます。

 

2.文字列分割

先程とは逆に、1つのセルの値を別々のセルに分割する関数です。

例えば、一つのセルに入力されている郵便番号を、上3桁と下4桁で別のセルに分ける場合を見ていきましょう。使用する関数は、

=LEFT(文字列,文字数)

=RIGHT(文字列,文字数)

です。

 

まず、下図の「上3桁」列のセルに、

=LEFT(A2,3)

と入力し、下の行にもコピーします。

 

すると、このように表示されます。

 

次に、「下4桁」列のセルに、

=RIGHT(A2,4)

と入力し、下の行にもコピーします。

 

すると、このように表示されます。

 

LEFT関数は、「文字列」の左端から、指定した「文字数」の文字を抜き出し、RIGHT関数はその逆で、「文字列」の右端から指定した「文字数」の文字列を抜き出します。桁数が固定されている様々なデータに応用できるので、日付や商品コード等から必要な部分のみ抜き出すのに使えます。

 

3.文字列置換

特定の文字を、別の文字に置き換える関数です。郵便番号の「- (ハイフン)」を空文字に置き換えて、ハイフンなしの郵便番号に加工してみましょう。使用する関数は、

=SUBSTITUTE(文字列,検索文字列,置換文字列,対象)

です。

 

下図の「郵便番号(ハイフンあり)」列のセルに、

=SUBSTITUTE(A2,”-”,””,1)

と入力し、下の行にもコピーします。

 

すると、このようにハイフンを除いて表示されます。

 

SUBSTITUTE関数は、「文字列」の中から「検索文字列」を探し出し、「置換文字列」に置き換える関数です。

「対象」には「文字列」の中で何番目に出てきた「検索文字列」を置き換えるかを指定します。「対象」は省略することもでき、その場合は全て「検索文字列」を「置換文字列」に置き換えます。

ここでは、「郵便番号(ハイフンあり)」から「-」を探し、「1」回目に出てきた「-」を「空文字」に置き換えるという処理をしています。

 

※画像は全て、Excel2013のもので統一しています。

 

今回、文字列操作の代表的な例を挙げましたが、これだけでもかなりのデータ加工を簡略化できるのではないでしょうか。大量データに対して単純なデータ加工をする場合、入力スピードの限界に挑戦するよりも、関数を一つ覚える方がずっと効果は高いです。「こんなことができれば良いな」と思ったら、一度関数を調べてみることをお勧めします。

 

「自分では調べ方も分からない」「データ加工が少し複雑で、関数一つではどうにもならない」という場合は、アーティにお気軽にお問い合わせください。少しの工夫と少ないコストで、業務が大幅に効率化できるかも知れませんよ。