ICT業務改善

手作業激減!Excelデータ加工の小ワザ集(2)

前回の記事で、データ加工を助けてくれるExcel便利機能をいくつかご紹介しました。Excelには活用できる便利な機能がまだまだあります。新年度も迫り、事務処理仕事も増えているでしょう。また、新たに町内会、PTA等で前任から面倒なデータを引き継いだ方もいることでしょう。憂鬱な作業を抱えがちなこの季節、Excel機能を使いこなして雑務削減イノベーションを起こしましょう!

 

1.区切り位置の指定

1つのセルに入力された値を、指定の条件で別々のセルに分割する方法です。例えば下記の様なデータがあるとします。

 

項目間でスペースを開けて、見た目を調整していますが、全ての項目値が1セルに入ってしまっています。Excelでデータを扱うためには、1セルに1データの形にする必要があります。そこで使用するのが「区切り位置の指定」機能です。分割したいデータを選択し、「データ」タブを選択し、「区切り位置」をクリックします。

 

すると、下記の「区切り位置指定ウィザード」が表示されます。

今回の例では、スペースで区切られたデータを分割するので、「カンマやタブ等の区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し、「次へ」をクリックします。

 

「区切り文字」では「スペース」を選択します。また、スペースはデータ間に複数あるので、「連続した区切り文字は1文字として扱う」にチェックを入れ、「次へ」をクリックします。

 

データのプレビューで正しく分割されていることを確認し、「完了」をクリックします。

 

これで、スペースで区切られていたデータが別々のセルに分割されました。

 

スペースだけでなく、カンマや\等、同じ記号で区切られているデータであれば、この機能を使って分割することができるので、商品の品番等に使われる「00000-xx-aaaaaaa」のような形式のデータ分割にも使えます。

 

2.行列入替

表形式データの行と列を入れ替える方法です。

例えば下記のデータでは、売上項目が行、商品名が列になっています。これを、商品名を行、売上項目を列に入れ替えてみましょう。

 

行列を入れ替えたい表を選択し、コピーします。

貼りつけ先のセルを選択し、右クリックで「形式を選択して貼り付け」を選択します。

 

「行列を入れ替える」にチェックを入れて、「OK」をクリックします。

 

すると、このように行列が入れ替わった状態でデータがコピーされます。

 

表を作ってしまってから、「縦横逆の方が見やすかった」と思うことは良くあります。この機能を使えば簡単に入替ができるので、是非覚えておいてください。

 

3.条件判断

指定した条件と一致する場合と一致しない場合で、セルの表示内容を変える方法です。

試験の点数が入力された表に、80点以上なら「合格」、未満なら「不合格」を表示する項目を追加しましょう。

使用する関数は、

=IF(条件, 条件が正の場合の処理, 条件が負の場合の処理)

です。

 

下図の「合否」列のセルに、

=IF(C3>=80, “合格”, “不合格”)

と入力し、下の行にもコピーします。

 

すると、このように80点以上の人には「合格」、未満の人には「不合格」が表示されます。

 

データが大量だと、これだけの判断をするのにもそれなりの労力が掛かります。関数を使えば自動で判断してくれるので、合格者だけを抽出する作業も一瞬で終わります。

条件をもっと複雑にしたり、IF関数を入れ子にすることもできるので、工夫次第でかなり面倒な判定を自動化することが可能です。条件だけでバシッと決まる、忖度の必要ない判断であれば、是非Excelにやって貰って煩わしい作業から解放されましょう。

 

※画像は全て、Excel2013のもので統一しています。

 

年度初めは事務処理が多かったり、人事異動等で引継ぎ作業があったりと、毎年忙しくなりがちだと思います。しかし、これを当たり前のことと思わずに、「改善できることはないか」一度考えてみませんか?現状の業務にちょっと手を加えるだけで、劇的に作業効率が上がるかも知れません。もしかすると、時間をかけていた面倒な作業を丸ごとやらなくて済むようになるかも知れません。そうなれば、それは立派なイノベーションです。

忙しい中、自分たちだけで改善方法を探すのは難しい。そんな方は是非一度、アーティにご相談ください。しっかりとお話を聞いた上で、業務改善のアイデアをご提案します。最初の相談は無料ですので、お気軽にお問い合わせください。