ICT業務改善

入力作業はしたくない|ExcelデータをWordに連携する

 

前回の記事では、プルダウンリストの表示内容を1ファイルで管理する方法をご紹介しました。Excelで情報を一元管理しておけば、複数のExcel帳票で同じデータが利用出来るので、大変便利です。
しかし、業務で使うのはExcelだけではありません。管理しているデータをWordでも使いたい場合もあるでしょう。例えば、Wordで作成した文章の宛名部分だけ、顧客名リストの名前に置き換えたい場合なんかがそうです。また、これからの季節、年賀状の宛名書きに毎年苦労されている方も多いでしょう。Wordで宛名面をレイアウトし、顧客リストのデータを連携出来たら、面倒な宛名書きを一瞬で終わらせることが出来ます。

そこで今回は、ExcelのデータをWordに連携する方法についてお話しします。
Excelで管理している顧客リストを、Wordで作成したドキュメント「お礼状.docx」に連携する例で説明します。

 

まずは、Excelファイル(ここでは「リストデータ.xlsx」)に顧客リストを作成します。

作成したリストは、保存した後閉じて構いません。

 

次に、Wordで作成したドキュメント「お礼状.docx」を開きます。
このファイルの宛先部分に、Excelデータから連携されたデータを挿入します。

 

まずは、どのデータを連携するかの設定を行います。
「差し込み文書」タブを選択し、「差し込み印刷の開始」をクリック、「レター」を選択します。

 

「宛先の選択」をクリックし、「既存のリストを使用」を選択します。

 

「データファイルの選択」画面が表示されるので、最初に作成した「リストデータ.xlsx」を選択し、シートの中から顧客リストの保存先シート(顧客リスト)を選択します。

 

これでデータの連携設定が出来ました。
次は、文書の何処にデータを挿入するかを指定します(Word文書内で指定した挿入箇所のことを”フィールド”と呼びます)。今回は、「顧客名」と「担当者」データの挿入箇所を指定します。

 

まず、Excelデータを挿入したい箇所にカーソルを合わせます。ここでは「顧客名」を挿入したい箇所に合わせています。

 

次に、「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、挿入するデータの項目名を選択し、挿入します。

 

すると、このように、データ挿入用のフィールドが作成されます。フィールドに指定した箇所は、挿入するデータ項目名がグレー背景で表示されます。

 

同様の操作を、「担当者」についても行い、データ挿入先の指定は完了です。

 

最後に、データ挿入結果のプレビューを確認します。
画面右上のレコード表示部で、挿入するレコードが指定出来ます。(レコードとは、リストの上から何件目のデータかを指定する数値です。)

 

挿入結果に問題なければ、「完了と差し込み」をクリックし、「個々のドキュメントの編集」をクリックします。

 

「新規文書への差し込み」画面で、「すべて」を選択し、「OK」をクリックします。
(ここで挿入するリストデータのレコード範囲を指定することも出来ます)

 

これで、Excelのリストデータ件数分の、お礼状が完成しました。
これを応用すれば、顧客によって文章の一部だけ変えたいような場合にも使えます。郵送物の宛名書きも自由なレイアウトで出来るので、年賀状、ダイレクトメール、お礼状等、様々なものに利用できます。
Excel、Wordの連携機能、是非活用してみて下さいね。

 

※画像は全て、Excel2007のもので統一しています。

 

これまでご紹介したように、ちょっとした工夫で作業の手間は大幅に削減できます。しかし、少し複雑な処理条件があったりすると、Excelの単純な設定だけでは対応出来ないかも知れません。そんな時は、是非アーティにご相談ください。

アーティでは、イノベーションの一環として、業務効率化のご提案を行っております。高価なシステムを導入しなくても、Excel等のツールを使って、低コストでかなりの作業を自動化出来ます。「こんな事が出来たら便利だと思っているが、どれくらいの費用で出来るのか?」「業務が煩雑で何とか改善したいが、どうすれば良いのか分からない」等、気になることがありましたら、お気軽にお問い合わせください