ICT業務改善

入力作業はしたくない|プルダウンリストを連動させる

前回の記事ではセル値の連動についてお話ししました。

納品書で商品名を選択すると、単価が自動で表示されるようになりましたね。これで納品書の明細入力がかなり楽々になりました。

しかし、取り扱い商品が大量にある場合、プルダウンリストは却って使いづらいものになります。大量の選択肢から目的の商品を探すのは大変です。直接入力した方が早いかも知れません。

そこで今回はプルダウンリストの更に応用編。「プルダウンリスト同士の連動」についてお話しします。この機能を使えば、まず商品カテゴリを選択し、次に選択カテゴリで絞られた商品リストから目的の商品を選ぶ。なんてことが出来るようになります。

 

これなら選択肢は少なくなり、選びやすくなりますね。

それでは早速やってみましょう。

まずは下図のように、カテゴリ分けした商品リストを作成してください。

 

次に、このリストの範囲に名前を付けます。

範囲毎の名前は下図の通りです。

 

カテゴリ名の範囲を選択し、「数式」タブの「名前の定義」をクリックします。

 

「新しい名前」というポップアップが表示されたら、「名前」「参照範囲」を指定し、OKボタンをクリックします。

 

これで商品リストのタイトル部分に「カテゴリ」という名前が付きました。

次に、各カテゴリの商品リストについても、同様に名前を付けます。

 

これで準備は整いました。

 

それではいよいよリストの連動設定に入ります。

まず、納品書の「商品カテゴリ」セルを全て選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。

 

「データの入力規則」画面が表示されたら、「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「元の値」に、先程名前を付けた範囲”カテゴリ”を設定します。

 

これで、「商品カテゴリ」がプルダウンリストから選択出来るようになりました。

 

次に、商品名セルを選択し、同様にデータの入力規則を設定しますが、「元の値」には、名前を付けたリスト範囲ではなく、

=INDIRECT(B17)

を指定します。

※B17は、選択した「商品名」セルに対応する「商品カテゴリ」セルのアドレス

 

これで、「商品カテゴリ」セルで選択した”果物”の商品リストが、「商品名」セルで選択出来るようになりました。あとは、この入力規則を、全ての商品名セルにコピーすれば、設定完了です。

 

選択した商品カテゴリに連動して、商品名の選択肢が絞られるようになりました。これで商品が大量にあっても大丈夫!

 

ここで使用した「INDIRECT」というExcel関数は、指定したセルに入力されている参照先を取得します。

ここではB17のセルを指定しているので、B17で選択した”果物”が、入力規則の「元の値」として設定されます。その結果、商品名セルには”果物”リストがプルダウンリストとして表示されるようになります。B17で”野菜”を選択すれば、入力規則の「元の値」も自動的に”野菜”になるので、プルダウンリストも”野菜”リストが表示されます。

いまいちピンと来ない場合は、あまり深く考えず、「プルダウンリスト連動設定の決まり」くらいに捉えておいて下さい。

便利ツールを使いこなすコツは、「まず使ってみる」ことです。仕組みを完璧に理解する必要はありません。どんどん使って慣れていけば、その内何となく分かるようになるはずです。たぶん。

 

さて、次回は「リスト管理用のbookを独立させる」方法について、お話しします。

見積書、納品書、請求書、売上管理票etc~同じ商品リストを参照したいフォーマットがたくさんあるけど、全てのExcelファイルにリストを登録するのは面倒過ぎる。1つにまとめられないの?そんな内容です。

 

※画像は全て、Excel2007のもので統一しています。