ICT業務改善

入力作業はしたくない|リスト管理用のファイルを作る

 

前回の記事ではプルダウンリストの連動についてお話ししました。1つ目のプルダウンリストでカテゴリを選択し、2つ目のプルダウンリストで選択カテゴリで絞られた一覧を表示することが出来るようになりました。大量の選択肢があっても選び易くなりましたね。

 

さて、ここまでの記事を読んだ方なら、プルダウンリストの便利さはもうお判りでしょう。今頃は社内の帳票という帳票に導入したくなっていることと思います。

しかし、複数の帳票フォーマットが別々のExcelファイルとして存在する場合、それぞれのファイルにリストを作成するのは大変です。見積書、受発注伝票、納品書、請求書etc~に、同じ商品リストをプルダウン表示させたいような場合、面倒臭い事この上ありません。何か良い方法は無いのでしょうか?

今回は、そんな悩みにお応えする為、プルダウンリストの中身を一ヶ所で管理する方法をご紹介します。

 

まずは、リスト管理専用のExcelファイル(ここでは「リストデータ.xlsx」)を作成します。

作成したExcelファイルを開き、商品リストを作成します。

 

複数のリストを管理したい場合は、シート毎に分けておくと分かり易くて便利です。

このファイルは開いたままにしておきます。

 

ここから先は、プルダウンリストを導入したい帳票ファイル毎の作業になります。ここでは「納品書.xlsx」を例に説明します。

まず、「納品書.xlsx」を開きます。

「数式」タブを選択し、「名前の定義」をクリックします。

 

「新しい名前」という画面が表示されたら、「名前」を設定し(ここでは“商品リスト”)、「参照範囲」右端のボタンをクリックします。

最初に作成した「リストデータ.xlsx」のリストデータ範囲を選択し、「参照範囲」右端のボタンをクリックします。

これで、「納品書.xlsx」とは別ファイルの「リストデータ.xlsx」のリストデータ範囲に、“商品リスト”という名前が付きました。

 

次に、プルダウンリストを表示させたいセルを全て選択した状態で、「データ」タブを選択し、「データの入力規則」をクリックします。

 

「データの入力規則」の画面が表示されたら、「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「元の値」に

=INDIRECT(“商品リスト”)

を設定します。

 

ここで使用した「INDIRECT」というExcel関数は、前回の記事でも登場しましたが、指定した文字列の参照先を取得します。ここで指定した”商品リスト”という名前は、先程名前の定義で設定した通り、「リストデータ.xlsx」のリストデータ範囲を参照していますから、プルダウンリストには、その内容が表示されます。

 

これで別ファイルのリストデータがプルダウンリストに表示出来るようになりました。

 

一つ注意したいのが、プルダウンリストを使う時は、リストデータを管理しているファイルは常に開いておく必要があるということです。もしこのファイルを閉じてしまうと、プルダウンリストは参照先が見つけられず、何も表示されなくなってしまいます。

 

さて、ここまで来れば、後は必要なファイルに同じ操作を繰り返していくだけです。リスト作成作業は最初の一回で済みますし、後でリスト内容の修正が入っても、全帳票に反映されるので、大変便利です。

 

同じ情報を色んなファイルに分散していると、どこかで修正が漏れたりして、どのファイルが正しい状態なのか分からなくなります。必ずなります。直すの大変でした。

「同じ情報を複数個所で管理しない」というのが業務効率化の鉄則です。

リスト管理用ファイルを作って、情報の一元管理を実践しましょう。

 

 

次回は「ExcelデータをWordに連携する」方法について、お話しします。

Excelで管理している顧客情報を、Wordで作成したフォーマットに自動挿入したい。そんな内容です。

 

※画像は全て、Excel2007のもので統一しています。