ICT業務改善

入力作業はしたくない|プルダウンリストを活用する

 

仕事で楽したい

毎日同じ作業に時間を取られている。何となく効率の悪い仕事をしている気がする。もっと上手いやり方があるはずなのに、具体的にどうすれば良いのか分からない……。日々の業務のもやもや、ありませんか?
このシリーズでは、そんなもやっとした悩みを解決する、ちょっとしたテクニックをご紹介していきたいと思います。難しい事を勉強しなくても、今すぐ実践出来ることはたくさんあります。どんどんチャレンジして、業務効率化を目指しましょう。そして楽していきましょう。

 

 

Excelを使った事務作業で、避けて通れないのが「入力作業」です。顧客管理、受発注処理、在庫管理etc~。データ入力作業は多岐にわたります。なんとか工夫して、少しでも楽にしたいところ。

そこで、Excelの便利機能「プルダウンリスト」を使ってみましょう。プルダウンリストとは、セルをクリックすると、入力値の選択肢がリストで表示される仕組みのことです。

 

 

例えば商品名を入力する際、わざわざ手入力しなくても、商品リストから選択出来れば楽ですよね?入力ミスも無くなり一石二鳥です。

 

それでは早速試してみましょう。ここでは納品書の明細を例に進めていきます。

 

まず、商品リストを作ります。管理しやすいように、納品書とは別のシートに作成しておきます。

 

 

リストが入力出来たら、リストの範囲に名前を付けます。「数式」タブを選択し、「名前の管理」をクリックします。

 

 

「名前の管理」という画面が表示されたら、「新規作成」ボタンをクリックします。

 

 

「名前」にリスト名を入力し、「参照範囲」を指定します。

 

 

商品リストの範囲を選択し、「参照範囲」を決定します。

 

 

「OK」ボタンをクリックすれば、商品リストの作成は完了です。

 

 

作成したリストの範囲に「商品リスト」という名前が付きました。

 

 

 

次はいよいよプルダウンリストを作ります。まず、プルダウンリストを設定したいセルを全て選択した状態で、「データ」タブを選択し、「データの入力規則」をクリックします。

 

 

「データの入力規則」画面が表示されたら、「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「元の値」に先ほど作成したリスト名(ここでは“商品リスト”)を入力します。
この時、リスト名の前に“=”が必要なので、注意してください。

 

 

「OK」ボタンをクリックすれば、プルダウンリストの完成です。商品名が、リストから選択出来るようになりました。

 

 

良い感じになりましたが、ここまでの設定では、商品名はプルダウンリストの中からしか選ぶことが出来ません。その他の値を手入力しようとすると、エラーが出てしまいます。

 

 

実際の業務では、「殆どはリストから選択すれば良いけれど、偶にリスト以外の内容を入力したい」という場合もあるかと思います。
そんな時は、エラーを出さない設定をしておきましょう。

先程と同様に、プルダウンリストを設定しているセルを全て選択した状態で、「データ」タブを選択し、「データの入力規則」をクリックします。
「データの入力規則」画面で、「エラーメッセージ」タブを選択し、「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外し、「OK」ボタンをクリックします。

 

 

これで、どんな値も入力出来るようになりました。

 

 

なんとも便利になりそうですね。最初にリストを作成するのに少し時間は掛かるかも知れませんが、その他の設定には5分も掛かりません。「プルダウンリスト」を是非使ってみてくださいね。

 

次回は「セルの値を連動させる方法」について、紹介します。
商品名を選んだら、ついでに単価も自動で表示したい。そんな内容です。

 

※画像は全て、Excel2007のもので統一しています。